Jobba effektivare med ordning på kontoret

Kontoret är en plats där det ofta är svårt att hålla snyggt. Speciellt om man inte har en bra grundstruktur. Forskning visar att man lägger flera veckors arbetstid sammanlagt under året bara på att leta efter papper eller information i datorn som man “förlagt”.

Det här gäller förstås både om man har ett kontor på sin arbetsplats eller om man har ett kontor eller arbetsrum hemma. Generellt har vi för mycket papper och pärmar sparade. Här kommer några tankar kring ordning på arbetsplatsen:

Datorn

Avsätt en stund varje vecka med att rensa i datorn. Gå igenom din mailbox. Spara ner dokument som du kommer ha användning för längre fram. Det är viktigt även där att ha tydliga undermappar. Du ska inte behöva ägna lång tid åt att hitta det när du behöver det.

Förrådet

Vad har ni för system för förbrukningsmaterial på ditt kontor? Finns det tydligt uppmärkt var olika saker finns? Vad gör man när något tar slut? Har någon som sitt ansvar att beställa hem nytt? På mindre kontor finns det ofta ingen som har i sin arbetsbeskrivning att hålla ordning i förråden. Detta i sin tur leder till att man antingen gör dubbelinköp eller att vissa saker alltid saknas.

På kontor där det är hög personalomsättning finns en stor risk att förråd fylls av pärmar och böcker som tillhör någon som inte längre jobbar kvar. Ingen har tid att ta tag i det som står längst in i förråden och snart är de överfulla. Törs någon på ditt kontor ta tag i förråden och rensa ur dem igen? Ibland råder många delade meningar om vad som ska sparas och vad som ska slängas.

Gemensamma utrymmen

Hur mycket referenslitteratur behövs på ditt kontor? Hur ofta är det någon som läser i den och vem har som ansvar att då och då rensa ur bokhyllan?

I personalutrymmen samsas arbetskollegorna om köksbänk och kylskåp. Alltid finns det någon som lämnar kvar matlådan i kylen allt för länge… Och matlådor som är tomma och urdiskade, men inte hemtagna igen. Vem tar hand om dem? Då och då behövs det rensas bland udda koppar, matlådor och gamla glöggflaskor!

Vårsolen tittar fram, men kvar i kapprummet ligger vantar och mössor som ingen använder och samlar damm. Gör som skolorna gör, samla allt i en låda och släng det som ingen gör anspråk på.

Känner du igen problemen och behöver hjälp på ditt kontor? Kontakta oss 🙂

Ordning på förbrukningsmaterial Ordning i köket på kontoret Ordning på sladdlådorna

 

 

Få struktur och ordning i arbetsrummet

Nu när hösten börjar närma sig får många ny inspiration för att ta tag i ordningsprojekt hemma. Ett rum som ofta behöver lite extra kärlek är arbetsrummet, hemmakontoret eller bara den plats där man sitter och betalar räkningar och liknande. Här samlas det lätt oöverskådliga högar av viktiga papper, tidningar och räkningar som gör det lätt att missa något.

Ordnat kontor från Elfa

Vackert och välordnat kontor från Elfa.

Räkningar och papper

I arbetsrummet hemma är det viktigaste (och kanske svåraste) att skapa ett system för papper. Spara bara det som verkligen behöver sparas. Ha en korg för papper som behöver någon form att åtgärd (räkningar som ska betalas, samtal som behöver ringas). Så fort något är avklarat, sätt in i en pärm eller släng. Vissa räkningar kan vara bra att spara en period, men var noga med att rensa även pärmarna efter hand. Bestäm en dag i veckan när du går igenom pappershögen.

Böcker

I många arbetsrum finns bokhyllor med böcker som ingen någonsin tittar i. Skönlitteratur samsas med kurslitteratur och barnteckningar. Det är värt att hålla i en bok i taget och verkligen fundera över om den kommer läsas igen. En gissningar är att det kommer bli många lediga hyllmeter efter en sådan genomgång.

Skrivbordslådan

En risk med skrivbordslådor är att de lätt blir uppsamlingslådor. Man lägger ner det man inte vill ha framme på skrivbordet eller i hyllan. Det blir en blandning av papper, pennor, nycklar, laddare och gamla batterier. Här finns inga genvägar. Du måste rensa då och då. Slänga och lägga saker på sitt rätta ställe.

Ordning i arbetsrummet Ordning på hemmakontoret

Tidningar

Tidningar och magasin blir ofta liggande och högen har en tendens att växa. Här får du helt enkelt bestämma dig för en tidsgräns för hur länge de ska sparas. En grundregel kan vara att veckotidningar sparar man en vecka, månadstidningar en månad. Har du inte läst dem under den tiden är chansen väldigt liten att du kommer att göra det. Enskilda artiklar som du vill spara kan du fota. Om du inte vill ha dem i vanliga album finns det speciella appar som hjälper dig att spara dem. Håll utkik efter ett eget blogginlägg om det snart!