Jobba effektivare med ordning på kontoret

Kontoret är en plats där det ofta är svårt att hålla snyggt. Speciellt om man inte har en bra grundstruktur. Forskning visar att man lägger flera veckors arbetstid sammanlagt under året bara på att leta efter papper eller information i datorn som man “förlagt”.

Det här gäller förstås både om man har ett kontor på sin arbetsplats eller om man har ett kontor eller arbetsrum hemma. Generellt har vi för mycket papper och pärmar sparade. Här kommer några tankar kring ordning på arbetsplatsen:

Datorn

Avsätt en stund varje vecka med att rensa i datorn. Gå igenom din mailbox. Spara ner dokument som du kommer ha användning för längre fram. Det är viktigt även där att ha tydliga undermappar. Du ska inte behöva ägna lång tid åt att hitta det när du behöver det.

Förrådet

Vad har ni för system för förbrukningsmaterial på ditt kontor? Finns det tydligt uppmärkt var olika saker finns? Vad gör man när något tar slut? Har någon som sitt ansvar att beställa hem nytt? På mindre kontor finns det ofta ingen som har i sin arbetsbeskrivning att hålla ordning i förråden. Detta i sin tur leder till att man antingen gör dubbelinköp eller att vissa saker alltid saknas.

På kontor där det är hög personalomsättning finns en stor risk att förråd fylls av pärmar och böcker som tillhör någon som inte längre jobbar kvar. Ingen har tid att ta tag i det som står längst in i förråden och snart är de överfulla. Törs någon på ditt kontor ta tag i förråden och rensa ur dem igen? Ibland råder många delade meningar om vad som ska sparas och vad som ska slängas.

Gemensamma utrymmen

Hur mycket referenslitteratur behövs på ditt kontor? Hur ofta är det någon som läser i den och vem har som ansvar att då och då rensa ur bokhyllan?

I personalutrymmen samsas arbetskollegorna om köksbänk och kylskåp. Alltid finns det någon som lämnar kvar matlådan i kylen allt för länge… Och matlådor som är tomma och urdiskade, men inte hemtagna igen. Vem tar hand om dem? Då och då behövs det rensas bland udda koppar, matlådor och gamla glöggflaskor!

Vårsolen tittar fram, men kvar i kapprummet ligger vantar och mössor som ingen använder och samlar damm. Gör som skolorna gör, samla allt i en låda och släng det som ingen gör anspråk på.

Känner du igen problemen och behöver hjälp på ditt kontor? Kontakta oss 🙂

Ordning på förbrukningsmaterial Ordning i köket på kontoret Ordning på sladdlådorna

 

 

Vad ska förvaras i källaren och på vinden?

Det kan vara värt att fundera över vilka saker som används så sällan att de skulle kunna förvaras på vinden eller i källaren. Många av de saker vi förvarar i våra skåp och garderober används nästan aldrig. Sakerna tar dock mycket energi och tid. Dels för att de tar onödig plats, men också för att det är svårt att hålla ordning på de saker vi verkligen använder.

Men även förrådsutrymmena, vind och källare, behöver förstås en struktur. Förvara saker som hör ihop på samma ställe. Säsongssaker förvaras med fördel i samma hörn på vinden. Skidor, pulkor, skridskor, hjälmar och vinterkläder. Då blir det lätta att ta ner alla vinterprylar när hösten kommer.

Var noga med att märka upp alla lådor och kartonger som du ställer undan. Det underlättar när man inte behöver öppna alla lådor för att hitta det man söker.

Tyvärr blir det lätt så att vindar och källare blir fullproppade med saker. Ställ inte dit saker som tex är trasiga, urvuxna kläder, möbler du inte längre gillar. Släng gammal färg och tapetrullar som blivit liggande. Lägg ut spjälsängar, vagnar och trehjulingar på Blocket när barnen vuxit ifrån dem. Rensa bland barnkläderna. Spara bara sådant som du vet kommer användas igen och märk upp lådorna tydligt. Allt för att du inte ska köpa nytt av det du redan har.

Det är lätt att man sparar saker av nostalgiska skäl. Gör en minneslåda var i familjen. Där kan du samla det bästa från skoltiden, skolkataloger, några betydelsefulla brev, en ljusstake något av barnen gjort och så vidare. Försök hålla det till just en låda per familjemedlem, rensa om ni sparar för mycket.

Många har gott om julpynt, noga nedpackat i lådor. Men annat “högtidspynt” som midsommarstång i tyg, plastpumpor till halloween och påskäggen i papp blir gärna liggande i en låda i köket. Samla även det pyntet i en låda och förvara det på samma ställe som julpyntet.

Du ska inte behöva ha en obehagskänsla när du vet att du måste leta rätt på något i källaren eller på vinden. Nu vet du ju var du har dina saker 😉

Smart förvaring i källaren